Chi è impiegato in un ufficio molto ampio sa quanto siano importanti le riunioni periodiche, cui prende parte l’intero staff, solo parte di esso, o solo alcuni settori aziendali. Comunicare tra colleghi, o tra dirigenza e sottoposti, è di fondamentale importanza, sia per verificare le attività quotidiane, sia per le attività di programmazione del lavoro e di controllo dei traguardi raggiunti. Lo stesso avviene con i clienti e i fornitori, per stipulare nuovi contratti o verificare il lavoro svolto. Le aziende che hanno molteplici clienti e fornitori, sedi multiple o collaboratori esterni da sempre utilizzano per questi scopi la videoconferenza.
Dalla videoconferenza alla videoconferenza cloud
Una videoconferenza è una comunicazione professionale tra soggetti che si trovano in varie sedi, attivata in genere attraverso l’utilizzo di apposito hardware. Si tratta di apparecchiature costose, che sono però in grado di armonizzare diverse “chiamate”, in modo da rendere un incontro virtuale proprio come se avvenisse nel medesimo luogo. Oggi esiste la possibilità di attivare una videoconferenza cloud, quindi senza l’utilizzo di hardware particolare, sfruttando invece appositi software e servizi per le imprese, proposti da alcune aziende del settore.
Come funziona una videoconferenza cloud
Come abbiamo detto, mentre per una videoconferenza “tradizionale” è necessario avere a disposizione apposito hardware, una videoconferenza cloud si svolge utilizzando appositi servizi online. In pratica l’azienda che offre questo tipo di servizio mette a disposizione una stanza virtuale, presente in rete, nella quale possono accedere tutti coloro che hanno le credenziali per farlo, ad esempio la password di ingresso. Chi vuole entrare nella videoconferenza deve connettersi ad un sito, entro il quale è presente una sorta di sala conferenze, gestita completamente tramite appositi software.
I vantaggi di una videoconferenza in cloud
Il primo vantaggio riguarda la possibilità di attivare una videoconferenza anche senza gli strumenti per farlo. In pratica basta uno smartphone, o un telefono VoIP, o un computer, per accedere alla sala conferenza disponibile sul cloud. Inoltre stiamo parlando di una comunicazione molto stabile e ben armonizzata, cosa che rende la conferenza in video molto simile ad un classico faccia a faccia. La praticità è massima e per altro anche coloro che possiedono specifico hardware per videoconferenze possono comunque accedere alla versione sul cloud, senza alcun problema.
L’importanza della connessione internet
Per quanto riguarda le videoconferenze cloud esistono le stesse problematiche che coinvolgono le chiamate tramite VoIP: è fondamentale che si possieda una connessione alla rete di buona qualità. Questo per rendere più veloce le connessioni e la trasmissione dei dati, in modo che all’interno della videoconferenza non si verifichino ritardi di alcun genere, rendendo l’incontro fluido e senza intoppi.
Quanto costa?
Il costo di una videoconferenza cloud dipende da una serie di fattori, tra cui l’effettivo servizio scelto. Ci sono infatti aziende che offrono un servizio di videoconferenza cloud continuativo, per il quale si paga una sorta di abbonamento annuale, o di diritto di ingresso. In seguito si potrà utilizzare il servizio come e quando si vuole, a volte anche attivando più videoconferenze contemporaneamente. Altri servizi invece sono on demand, quindi si paga solo per la singola videoconferenza.
