Con l’arrivo della fatturazione elettronica stanno nascendo diverse tipologie di contratti in outsourcing, che interessano soprattutto le pratiche di gestione della firma, dell’invio e della gestione e della successiva conservazione della fatturazione elettronica. Come è possibile scegliere il fornitore ideale?
La soluzione di ‘esternalizzare’ i processi relativi alla fatturazione elettronica sono spesso favoriti dalle imprese, in quanto il tempo a disposizione del personale è limitato e molto spesso si ha paura di sbagliare. Meglio quindi affidarsi a società che gestiscono il pacchetto completo, ma che devono presentare dei buoni requisiti per essere considerate degli ottimi fornitori.
La conservazione digitale richiede innanzitutto competenza nel settore, quindi la conoscenza della legislatura in tema giuridico e di tutti gli aspetti che interessano la tecnica, l’archiviazione e il rispetto della privacy. A ciò si associa la continua evoluzione del sistema, quindi la società di fornitura deve sempre conoscere tutti gli aspetti relativi alla fatturazione elettronica e anche le novità introdotte con i decreti dell’ultimo minuto.
Un’attenzione particolare va riservata gli obblighi della società che fornisce il servizio, in quanto essa deve impegnarsi non solo a compiere tutte le mansioni descritte, ma anche a procedere all’eventuale chiusura del processo entro i termini stabiliti dalla normativa.
Un aspetto importante interessa la nomina della società che si occupa della fatturazione elettronica, in quanto la società deve assumere l’incarico di ‘Responsabile della Conservazione’ a norma, il quale si effettua con una particolare nomina, alla quale segue l’aggiornamento e la conservazione del “Manuale della Conservazione”.
Se richiesto, la società dovrà in ogni caso mostrare i documenti redatti e in caso di cessazione del rapporto fra le due parti dovrà dare all’azienda la possibilità di proseguire il normale processo di fatturazione, mettendo a disposizione dello stesso l’archivio delle fatture elettroniche, reso disponibile su supporti ottici come ad esempio i CD o i DVD.
